Hallituksen takeover: Tapahtumavastaava

Ai taasko yksi uusi pesti? Ei nyt sentään, vaan tällä kertaa on kyseessä vain vanhan pestin uudelleennimeäminen, jotta se vastaisi paremmin sisältöään. Kuten nimestä voikin nyt päätellä, koostuu tämän paripestin vastuualueet suurimmaksi osaksi tapahtumien järjestämisestä. Sen lisäksi tapahtumavastaavien alaisena työskentelee tapahtumajaosto, joka osallistuu ensi vuonna entistä enemmän koko Pörssin tapahtumatarjonnan kehittämiseen ideoiden sekä auttaen tapahtumissa.

Pörssin tapahtumakalenteri on todella monipuolinen ja runsas. Tapahtumia järjestetään sekä pörssiläisille että poikkitieteellisestikin yhdessä muun muassa toisten jyväskyläläisten ainejärjestöjen kuin valtakunnallisesti kylteriyhdistystenkin kanssa. Osalla tapahtumista on juuret pitkällä historiassa, kuten esimerkiksi tänä vuonna 19. kertaa järjestetty fuksiviikkojen Nielunavaus. Vaikka Pörssillä onkin paljon tapahtumatarjontaa, on uudenlaisille tapahtumille aina kysyntää. Tässä on vain mielikuvitus (ja ehkä joskus myös talousvastaava) rajana! Vanhoja tapahtumiakin voi muokata ja tuoda sisältöön jotain uutta hyvinkin pienillä ja hauskoilla jutuilla perinteitä kunnioittaen.

Suurimpia tapahtumakokonaisuuksia Pörssillä on keväällä vappu sekä syksyn fuksiviikot, mitkä tietenkin työllistävät tätä pestiä paljon. Ensi vuonna vapun organisointi kuuluu kuitenkin juhlavastaavan tehtävään, mikä tarkoittaa esimerkiksi aikataulutusta ja tapahtumakalenterista huolehtimista. Tapahtumavastaavilla on vappuviikolla silti edelleen vastuu perinteisen Speksin järjestämisestä, sekä uusien tapahtumien suunnittelusta ja toteuttamisesta yhdessä juhlavastaavan kanssa. Vappu on nimittäin ensi vuonna hurjat yhdeksän päivää!

Tapahtumajärjestelyt vievät toisinaan uskomattoman paljon aikaa, ja pienenkin tapahtuman järjestäminen voi yllättää työteliäisyydellään. Tapahtumia suunnitellaan jo hyvin paljon aikaisemmin ja tilavarauksia tehdään jopa vuoden päähän. Yleensä suunnittelu aloitetaan juuri varauksista ja budjetoinneista (talousvastaavan mieliksi budjettia kannattaa myös noudattaa), jonka jälkeen tehdään sitten kaikenlaista, aina tarvike- ja ruokatilauksista ohjelmasisältöjen järjestämiseen ja muuhun käytännönjärjestelyyn. Itse tapahtumissa ollaan töissä ja huolehditaan, että kaikki sujuu mallikkaasti ja tekeviä käsiä on tarpeeksi siellä, missä milloinkin tapahtuu. Ja vaikka illan pimetessä olisi hauskinta jatkaa iltaa muun juhlakansan mukana, on yleensä tapahtumavastaavat muun hallituksen myötä tanssimassa mopin varsien kanssa tai Prisman pullonpalautusautomaateilla aiheuttamassa pahennusta.

Usean tapahtuman järjestäminen samanaikaisesti vaatii suurien kokonaisuuksien hahmottamista, jolloin olennaisten asioiden tunnistaminen ja niihin keskittyminen on tärkeää. Työskentely on myös aika-ajoin melko hektistä, joten aikataulutus ja ajanhallintataidot ovat avainasemassa. Pestissä on tärkeänä osana myös baariyhteistyön ja muiden tarvittavien sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, joissa tukea saa toisinaan myös yrityssuhdevastaavilta. Markkinointiviestintä on olennainen osa tapahtumien järjestämistä, sillä jotenkin tapahtuma on myös markkinoitava ja saatava porukka mukaan menoon. Ihmiset lopulta ovat kuitenkin se juttu, jota ilman mikään tapahtuma ei voi olla onnistunut. Facebook -tapahtumien ja -markkinoinnin tekeminen sekä tapahtumakuvausten kirjoittaminen alkaa loppuvuodesta sujua jo vaikka silmät kiinni. Tämän lisäksi tiimityöskentelytaitojen merkitys korostuu, kun työskennellään tiiviisti (tutka)parin sekä koko 12-henkisen hallituksen kanssa.

Mikä paljon antaa, paljon myös vaatii, mikään ei oo kestävää, enkä vaihtais hetkeekään. Vaikka toisinaan tässä pestissä pääsee laittamaan kädet likoon ihan kirjaimellisesti likaisiin hommiin kainaloita myöten, niin on se silti monipuolisuutensa vuoksi äärettömän opettavainen ja palkitseva. Etenkin niissä tilanteissa, kun illan lähestyessä loppuaan, näet osallistujien nauttivan ja pitävän hauskaa, toinen pyörii ehkä housut kintuissa pörssi-ringissä ja toinen jotenkin aivan muuten, voit iloita onnistuneesta tapahtumasta kaapaten vastuuparisi kainaloon: Me tehtiin tää!

-Emma ja Niina

You must be logged in to post a comment