Hallituksen takeover: Viestintävastaava

Torstain (eli fuksiaispäivän) kunniaksi kynä on annettu viestintävastaavan käteen! Jo toista kertaa tällä viikolla ruutuun napsahtaa pörssiläisille tuntematon pestin nimi, mutta ei hätää – sisällöltään pesti on varmasti jokaiselle tutumpi. Viestintävastaava vuosimallia 2018 toimii Pörssissä sihteerinä, tiedottajana sekä excursiovastaavana. Pesti siis yhdistää sihteerin hommiin sekä excursioiden järjestämiseen osan tiedotusvastaavan ja päätoimittajan tehtävistä.

Sihteerin tehtävät pyörivät hallituksen kokousten ympärillä. Ennen kokousta sihteeri kokoaa esityslistan ja lähettää sen kokouskutsun mukana sähköpostitse Pörssin jäsenille. Kokouksissa sihteeri kirjoittaa pöytäkirjat, mikä vaatii vikkeliä sormia ja tarkkaavaisuutta. Kokousten jälkeen pöytäkirjat kirjoitetaan puhtaaksi, liitetään mukaan liitetiedostot ja arkistoidaan. Ylipäätään sihteerin hommat vaativat tarkkuutta ja täsmällisyyttä, mikä tasapainottaa viestintävastaavan muissa tehtävissä vaadittavaa luovuutta.

Somea ja säpoa

Pörssiläisillä sähköposti laulaa ja Facebook-ryhmistä satelee ilmoituksia. Näiden takana useimmiten tulee olemaan viestintävastaava, joka huolehtii tiedon kulkemisesta jäsenistölle ja viestimisestä ulospäin muille sidosryhmille. Viestintävastaavan kontolle kuuluvat aiemman tiedotusvastaavan ja päätoimittajan tehtävistä ne, jotka keskittyvät napakoiden tekstipostausten tuottamiseen sekä asiapitoisten tiedotteiden ja uutisten kirjoittamiseen.

Ensimmäinen viestintävastaavan vastuualue on sähköpostitiedotus. Viestintävastaava vastaanottaa suoraan ja välillisesti hallituksen kautta monenlaisia tiedotteita ja ilmoituksia, jotka hän sitten seuloo, tarvittaessa tiivistää ja kokoaa yhteen viikkotiedotteeseen. Tähän mennessä viikkotiedote on toteutettu Mailchimp-työkalulla. Valmis tiedote lähetetään jäsenten sähköpostilistalle, jonne välitetään myös kokouskutsut ja JYYtiset.

Somekanavista viestintävastaavan hallussa ovat Facebook, Twitter ja LinkedIn. Facebookissa viestintävastaava ylläpitää sekä Pörssin julkista sivua että jäsenten ryhmiä. Koska tiedotettavaa on sekä ryhmiin että julkiselle sivulle hurjasti, postausten koordinoinnissa hyödynnetään hallituksen yhteistä somekalenteria. Sen avulla viestintävastaava pysyy kartalla siitä, mitä missäkin kanavassa on tarkoitus julkaista minäkin päivänä. Suuren osan julkisen sivun postauksista viestintävastaava näpyttelee itse, joten pestin haltijan täytyy osata tiiviiden, innostavien postausten kirjoittamista. Sama pätee myös Twitterin ja LinkedInin suhteen. Näitä kanavia on tähän mennessä hyödynnetty melko vähäisesti, mutta viestintävastaavan ja päätoimittajan tehtävien erottamisen myötä resursseja riittää myös niihin panostamiseen.

Viestintävastaavan tehtäviin kuuluu myös Pörssin nettisivujen ylläpito. Käytännössä tämä tarkoittaa niiden sisällön päivittämistä ja kehittämistä. Viestintävastaava huolehtii, että tiedot ovat sivustolla ajan tasalla, tekstit ovat mielenkiintoista ja informatiivista luettavaa, ja että sivusto näyttää hyvältä. Lisäksi viestintävastaava lisää nettisivuille uutisia ja työpaikkailmoituksia. Koodausosaamista homma ei kuitenkaan vaadi, sillä nettisivujen toimivuudesta huolehtii www-vastaava.

Pestin haltijalle oleellista on myös tiivis yhteistyö päätoimittajan kanssa. Jotta Pörssi viestii sekä jäsenilleen että ulospäin yhdenmukaisesti ja tarkoituksenmukaisesti, viestintävastaavalla ja päätoimittajalla tulee olla yhteiset linjaukset viestinnästä. Tarvittaessa pestien haltijat voivat avustaa toisiaan puolin ja toisin. Viestintävastaava voi auttaa päätoimittajaa esimerkiksi Instagramin ja Snapchatin päivityksessä sekä markkinointitiimin koulutusten käytännön järjestelyissä. Viestintävastaavan on hyvä olla mukana myös markkinointitiimin kokouksissa etenkin somen osalta.

Viestintävastaavan tehtävissä pärjääminen vaatii järjestelmien käytön nopeaa oppimista sekä ymmärrystä erilaisten viestintäkanavien sisällöntuotannosta. Kielellinen osaaminen, järjestelmällisyys ja organisointikyky ovat myös lähes välttämättömiä. Lisäksi viestintävastaavan on erittäin tärkeä ymmärtää, miten mainetta hallitaan ja imagoa rakennetaan viestinnän keinoin.

Reis(s)uhommia

Excursiovastaavana pääsee järjestämään pörssiläisille reissuja Rukalle, Pietariin sekä fuksiexcu- ja ulkomaanexcukohteiseen. Salamannopeasti täyttyvä legendaarinen Rukan excu starttaa vuosittain Pörssin vapun. Tälle reissulle ohjelmanumeroa pystyy järjestämään oman ja excuilijoiden halukkuuden mukaan. Tänä vuonna esimerkiksi herätettiin henkiin teemapäivät ja pukeutumiskisat huikeine palkintoineen. Ensi keväänä on taas Pörssin vuoro järjestää Pietarin excu, jonne lähdetään yhdessä Kielikeskuksen kanssa. Tähän nelipäiväiseen reissuun kuuluu niin paikallista kulttuuria, yliopisto- ja yritysvierailu kuin kaupunkiin tutustumistakin. Syyskuun lopussa järjestetään uusille fukseille fuksiexcu, jonka kohde selviää reissaajille vasta piiitkän bussimatkan päätteeksi.

Excursiovastaavan isoimpana projektina on syksyyn ajoittuvan ulkomaanexcun järjestäminen. Parina aikaisempana vuotena reissu on järjestetty pelkästään pörssiläisille, mutta tänä vuonna matkaan lähdetään Optimi Ry:n kanssa. On kuitenkin viestintävastaavan päätettävissä, lähdetäänkö reissuun omalla porukalla vai yhteistyössä jonkun muun ainejärjestön kanssa. Ulkomaanexcua täytyy alkaa järjestää jo hyvissä ajoin keväällä. Lentojen ja majoituksen varaaminen isolle porukalle saattaa olla välillä (LUE: erittäin) haastavaa. Paras ja toisaalta vaikein osuus on kuitenkin päättää, mihin excu suuntaa!

Excursiovastaavalta vaaditaan matkaoppaan taitoja, eikä haittaa ole myöskään muutaman huonon vitsin muistamisesta. Bussin mikkiin pääsee nimittäin puhumaan vuoden aikana useampaan kertaan ja spiikkejähän ei voi ilman huumoria heittää. Hyvä on kuitenkin myös kestää se, että olet ainoa, jota vitsi naurattaa.

-Kata, Miina & Iiro