Pörssin hallitus 2020 – Viestintävastaava

Olen Inka Kervinen, vuoden 2020 viestintävastaava Pörssin hallituksessa. Opiskelen tällä hetkellä kolmatta vuotta pääaineenani viestinnän johtaminen. 

Hallitukseen päädyin hakemaan hetken mielijohteesta melkein vuosi sitten, kun olin jäämässä työstäni opintovapaalle ja halusin jotain uutta haastetta elämääni. Koin, että hallituksen viestintävastaavana toimiminen voisi olla mielenkiintoinen kokemus ja siitä voisi olla hyötyä tulevaisuudessa. Kirjoittaessani nimeäni hakijalistaan, en vielä tiennyt täysin, että mihin olinkaan ryhtymässä. Tämä vuosi, joka pikkuhiljaa alkaakin jo kääntyä loppua kohti, on kuitenkin ollut unohtumaton ja ehdottomasti elämäni opettavaisin. 

Viestintävastaavan rooli koostuu kolmesta selkeästä eri osa-alueesta, eli viestinnän organisoimisesta, sihteerinä toimimisesta ja excursioiden järjestämisestä. 

Viestintä 

Viestintä on paljon kulisseissa tapahtuvaa organisointia. Pörssillä on monia eri viestintäkanavia ja myös paljon viestintäsisältöä ja viestintävastaavan yksi tärkeimmistä tehtävistä onkin informaatiotulvan hallitseminen. Viestintävastaava huolehtii sekä Pörssin sisäisestä että ulkoisesta viestinnästä ja toimii tukena kaikille muille sektoreille. Konkreettisesti viikon aikana koostan sähköpostitiedotteita, kirjoitan tai tarkistan somepostauksia, päivitän nettisivuja, vastailen sähköposteihin ja tarkkailen kaikkea Pörssin sisäistä ja ulkoista viestintää, jotta se olisi mahdollisimman selkeää ja loogista. Koronan myötä viestintävastaavan rooliin on tullut lisää opettavaista vastuuta poikkeusoloissa viestimisestä. 

Yhdistyksen sihteerin vastuulle kuuluu kuukausittaisten hallituksen kokouskutsujen lähettäminen, esityslistan valmistelu sekä pöytäkirjojen kirjoittaminen. Sihteerin roolin ehdoton hyvä puoli on se, että on aina helppo olla perillä kaikista päätettävistä asioista ja näin ollen niiden viestinnästä on myös helpompi huolehtia. Sihteerin roolissa huolellisuudesta ja kyvystä kirjoittaa nopeasti on hyötyä, mutta muuten kaiken tarvittavan oppii kyllä tekemällä. 

Excursiot 

Yleensä vuoden aikana järjestettävät isommat excut ovat Rukan excu, fuksiexcu ja ulkomaan excu. Näiden isompien projektien lisäksi excuvastaavalla on vapaus järjestää myös mikä tahansa muu mielenkiintoinen excursio kuten vaikka kulttuuri-, urheilu- tai vaikkapa bile-excu. Tämä vuosi on ollut excujen suhteen poikkeuksellinen, koska excujen järjestäminen ei ole ollut mahdollista. Alkuvuodesta excujen suunnittelu oli kuitenkin jännittävää ja olisin kovasti toivonut pääseväni järjestämään jonkun excun vuoden aikana. Tämä on viestintävastaavan osa-alueista se, jossa varmasti pääsee käyttämään luovuutta! 

Mitä odottaa hallitusvuodelta viestintävastaavana? 

Alkuvuonna suurin osa ajasta meni työnkuvaan ja työtapoihin perehtymiseen. Myös Rukan reissun suunnittelu ja Pörssin perinteisen rinneriehan viestinnän suunnittelu yhdessä juhlavastaavan kanssa veivät aikaa. Alkuvuosi olikin tiivis perehdytysten ja muiden vastuiden viedessä paljon aikaa. Työskentelyn rutinoituessa opiskelullekin jäi kuitenkin hyvin aikaa ja sainkin tehtyä suunnittelemani opinnot aikataulussa. 

Korona toi viestintäpestiin suuriakin muutoksia, kun moni aiemmin ollut projekti jäi pois ja tilalle tuli työtunteja koronaan liittyvän viestinnän parissa. Nämä kokemukset ovatkin muun viestintäkokemuksen ohella olleet juuri niitä opettavaisimpia. Olen vuoteni aikana oppinut, kuinka tilanteisiin reagoidaan nopeasti, mitä kaikkia väyliä kommunikoinnissa tulee käyttää ja missä järjestyksessä. Lisäksi on tullut tutuksi eri sanamuotojen viilaaminen niin tarkkaan, että viestin väärin tulkitseminen on lähes mahdotonta. 

En missään vaiheessa ole katunut hallitukseen hakemista. Kulunut vuosi on ollut hektinen ja täynnä tilanteita, joita en millään osannut etukäteen kuvitella. Nyt kuitenkin tiedän, että minulla on paljon kokemusta, jota voin hyödyntää tulevissa työtehtävissäni tai muissa vastuutehtävissäni. 

Kannattaa muistaa, että alussa ei tarvitse vielä osata kaikkea, vaan rooliin kyllä kasvaa ja sen oppii parhaiten tekemällä. Vuoden aikana koetut vaikeat tilanteet ovat jo nyt osoittautuneet hyödyllisiksi muiden eteen tulleiden haasteiden ratkomisessa. Jos sinulla on yhtään sama epäröivä fiilis, kun minulla oli vajaa vuosi sitten katsellessani hallitushakulappua Selkkarissa ja pohtiessani olisiko minusta Pörssin viestintävastaavaksi, hae, sillä et tule katumaan sitä.

Teksti: Inka Kervinen
Kuva: Joonas Lampela